Organización fondos acumulados

Royal Technologies ofrece los servicios para la organización de los fondos acumulados en las Empresas, entendiendo como fondo acumulado todos los documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. 

Contamos con personal altamente capacitado para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental TVD (instrumento importante para la intervención de un fondo acumulado) y la intervención técnica de los documentos que hacen parte del fondo acumulado. 

Tablas de retención y valoración

 Contamos con un equipo Interdisciplinario idóneo y altamente capacitado para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental y las Tablas de Retención Documental la cual se  realiza de acuerdo con los procesos del sistema de gestión integrado a cada Entidad y con lo estipulado en el ACUERDO No. 039 del Archivo General de la Nación del 31 de octubre de 2002, los acuerdos reglamentarios e instructivos generados por el AGN, ente que regula la materia. 

La elaboración  de las Tablas de Retención documental y las Tablas de Valoración Documental, constituyen un instrumento archivístico que le permite a las Organizaciones la clasificación documental acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

Royal Technologies ha estandarizado su proceso de Digitalización, como requisito de su proceso de certificación en Gestión de Calidad basado en las normas ISO 9001-2008. Con esto nuestros Clientes podrán transformar los documentos físicos en imágenes digitales, con el fin de optimizar y administrar los fondos documentales, disminuyendo sustancialmente el consumo de papel y los insumos de impresión, además protege la integridad física de los documentos por su manipulación. 

Royal Technologies a través de los años, ha digitalizado grandes volúmenes de información entre documentos carta, oficio y de gran formato (planos), este último digitalizando documentos entre los 400Kb y los 2 MB, (si son a color),   en espacio en disco,  reduciendo su tamaño en disco de tal manera que no afecta la red de datos dentro de las organizaciones.

Contamos con bodegas especializadas para el depósito, custodia y conservación de documentos de archivo, las cuales están dotadas con modernos sistemas de seguridad física y adecuadas para garantizar la conservación de los documentos de todos nuestros Clientes.  

Trasladando los  archivos documentales a nuestras bodegas, La Entidad puede optimizar su espacio físico, reducir los costos por almacenamiento y administración de sus archivos, lo que redundará sustancialmente en la rentabilidad de la Organización.               

Como complemento a la custodia de los archivos ofrecemos el servicio de consulta, virtual o física de los documentos.

El servicio de Hosting y Bodega Virtual consiste en el almacenamiento de las imágenes digitalizadas y el servicio de consulta en nuestra WEB en un sitio asignado para el cliente.

ROYAL TECHNOLOGIES S.A. suministra el espacio en disco para el almacenamiento de las imágenes digitalizadas, el backup y la base de datos.
Dentro del servicio de Hosting y Bodega Virtual esta incluido el servicio de consulta de las imágenes a través del software de Administración Electrónica de Documentos Royal/ERDMS.

CONTINGENCIA

Como contingencia ante caídas del servidor, existirá una copia de las imágenes y la base de datos en un servidor alterno de similares características (no exclusivo).

SEGURIDAD

El esquema propuesto se divide en varias etapas, a las cuales se les asignó un nivel de acuerdo con lo que se realiza en cada etapa, estos niveles son:

  • Nivel 1: Control de acceso y restricción de servicios.
  • Nivel 2: Monitoreo e integridad de archivos y canal.
  • Nivel 3: Detección de vulnerabilidades.
  • Nivel 4: Detección de intrusos.
  • Nivel 5: Firewalls.
  • Nivel 6: Esquema de Backup y soporte eléctrico o UPS.

CONSULTA DE LAS IMÁGENES CON SOPORTE

Una vez realizado el proceso de digitalización, las imágenes serán transferidas al servidor donde reposarán para su posterior consulta.

Realizada esta transferencia, las imágenes estarán disponibles para su consulta, a través del software Administración Electrónica de Documentos Royal/ERDMS.

Si se requiere una consultoría especializada para la implementación, migración de información y/o personalización del sistema, estas actividades serán objeto de Servicios Profesionales de Consultoría e Implementación.El servicio de consultoría es ofrecido por paquetes en horas – hombre de consultoría en sitio, esto es en las instalaciones del Cliente. No obstante lo anterior las actividades pueden ejecutarse por fuera de las instalaciones del Cliente, dependiendo de las condiciones y tipo de trabajo, sin embargo los informes finales y su presentación al igual que la instalación y pruebas del software, cuando aplique, se efectuarán en las instalaciones del Cliente.
Royal Technologies ofrece paquetes de horas de consultoría las cuales deben ser tomadas en sesiones continuas de mínimo 20 horas. Los paquetes ofrecidos son los siguientes: 20 horas, 40 horas, 60 horas, 80 horas y 100 horas.

Royal Technologies presta el servicio de mantenimiento preventivo-correctivo (con o sin repuestos) de hardware y software especializado.

Para este servicio contamos con laboratorios propios en Bogotá, Medellín y Cali, con inventario de repuestos. 
Para garantizar la continuidad de la operación, contractualmente ofrecemos soporte con equipos de similares características que son instalados en las oficinas del cliente, en el evento en que haya que retirar equipos para ser reparados en nuestro laboratorio. 

Nuestros ingenieros han sido certificados y capacitados directamente por las casas de Hardware y software de las cuales somos representantes en Colombia: Plasmon ,Fujitsu, Qualstar Corporation, Computer Associates, y Hewlett Packard, entre otros. 

  • Servicio preventivo-correctivo (con o sin repuestos) de Hardware y Software en las ciudades de: Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Cartagena, Bucaramanga y Pereira. 
  • Todas nuestras soluciones cuentan con excelente soporte de post-venta. 
  • Técnicos especializados en Hardware y Software certificados por la casa Matriz. 
  • Tiempo máximo de respuesta de dos horas, a partir del momento en que se reporta la falla.
  • Atención ágil y eficiente. 
  • Contamos con un Stock de repuestos y unidades de soporte que garantizan una operación continúa en sus procesos.